Fornecedores

POLÍTICA DE QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES

Diretrizes e regras gerais

Alguns pontos são fundamentais para a manutenção do relacionamento comercial e satisfação de ambas as partes que devem ser seguidos rigorosamente:

1. Ter o conhecimento das legislações aplicáveis a sua empresa ou ramo de atividade e atendê-las;
2. Manter, regular e oferecer quando solicitado, toda documentação exigida de acordo com seu tipo de fornecimento;
3. Manter devidamente atualizado o seu cadastro e informar qualquer alteração;
4. Não realizar negociações e ou visitas à equipe técnica/assistencial sem prévia autorização da equipe de compras;
5. Fornecer informações imediatas quando do recebimento da OC sobre quaisquer mudanças cadastrais, de faturamento ou ainda alteração de lead time;
6. Não efetuar faturamentos sem estar de posse do número da OC;
7. Realizar as cotações ou envio das propostas de orçamentos ou contratos dentro do prazo estabelecido;
8. Manter sigilo e confidencialidade sobre todas as negociações e informações técnicas ou não, pertinentes ao fenecimento, de propriedade da instituição;
9. Manter tratamento igualitário, cordial e cooperativo para com todos os fornecedores e prestadores de serviços;
10. Coibir qualquer prática que desabone os princípios da honestidade, inclusive denunciando eventuais iniciativas por parte dos fornecedores, como por parte dos compradores, toda e qualquer prática que vai contra os princípios da ética e da honestidade, devem ser denunciados.

 

POLÍTICA DE RELACIONAMENTO COM OS FORNECEDORES

Nosso principal objetivo é o de prestar a assistência aos usuários respeitando as normas técnicas, qualidade e humanização. Para atendimento desta condição, necessitamos contar com a participação de cometedores que apresentem as melhores tecnologias, processos de produção e prestação de serviços, bem como segurança hospitalar e custos condizentes.

 

SELEÇÃO E HOMOLOGAÇÃO DOS FORNECEDORES

A seleção consiste na escolha entre os fornecedores que atendam aos requisitos pré-estabelecidos, tais como:

- Documentação atualizada, exigida conforme o tipo de atividade, qualidade dos produtos oferecidos, preço, prazo de entrega, condições de pagamento, assistência técnica e pós-vendas, avaliado ainda quando necessário pela CPMEH (Comissão de Permanente de Materiais Esterilizados Hospitalares) ou CFT (Conselho de Farmácia Terapêutica).

- Os fornecedores que já atendem o ICL serão qualificados e incluídos na matiz de fornecedores.

- Quando houver a necessidade de qualificação de novos fornecedores, esta deverá ser realizada pelo coordenador/responsável da área que receberá o produto/serviço juntamente com o comprador responsável e, sendo necessário, serão consultadas também as demais gerências.

 

ÉTICA PARA COM OS FORNECEDORES

- A ética, humanização, transparência e responsabilidade social são os valores do Instituto do Câncer de Londrina, que espera que os fornecedores mantenham o compromisso com um ambiente de trabalho positivo, aberto, inclusivo, Iivre de discriminação, violência e assédio. O Instituto preza a concorrência livre e leal entre seus fornecedores, por isso buscamos o comprometimento e responsabilidade individual e coletiva para a prestação de serviços e/ou fornecimento de bens/produtos com qualidade.

- Parceiros e Fornecedores: Agir eticamente nas relações comerciais e de parceria, orientando-se pela qualidade, transparência, idoneidade e o respeito nas relações profissionais.

- Não poderão participar das compras ou contratações com o ICL, pessoalmente, os dirigentes ou empregado da entidade, cônjuge ou companheiro, de parente consanguíneo ou afim, até o 3º grau, que também possuem empresa ou sociedade empresarial. Eventuais contratações neste caso, devem ser obrigatoriamente submetidas a no mínimo 2 (ou 5) cotações, sendo escolhida a de menor valor.

- Não será permitido o recebimento de vantagens de qualquer natureza, por qualquer colaborador ou terceiros contratados da Instituição, sob pena da exclusão do fornecedor/prestador de serviços e punição ao(s) colaborador(es) envolvido(s), salvo brindes sem valor comercial com finalidade de divulgação da empresa.

- Para demais esclarecimentos consultar Política de Compras (62.002_Revo_Política_Compras) disponível no Tasy na aba de qualidade.

 

VISITAS DE REPRESENTANTES/FORNECEDORES

- A visita de fornecedores e prestadores de serviços para apresentação de produtos ou serviços ocorrerá em dias e horários previamente agendados junto da Coordenação do Suprimentos e Compras ou equipe de compra designado, que deverá ocorrer preferencialmente acompanhado do responsável técnico pelo setor afeto à aquela visita.

- É vedado o recebimento / permanência de qualquer Representante Comercial/Fornecedor nas dependências dos setores da ICL (exceto para realizarem a entrega dos produtos ou execução dos serviços já previamente contratados/autorizados pelo ICL), bem como é terminantemente proibido qualquer contato direto entre os representantes de empresas e equipe técnica/assistencial/médica.

 

CADASTRO DOS FORNECEDORES

- A entrega dos documentos necessários para cadastramento será considerada como um dos fatores à qualificar o fornecedor que fará parte da matriz de fornecedores.

- Quando se fizer necessário o ICL a fim de validar e qualificar com maior assertividade o fornecedor, poderá realizar visita técnica para validação das boas práticas necessárias a área hospitalar.

- Fica estabelecido que as visitas técnicas deverão ocorrer a cada 2 (dois) anos em fornecedores críticos, quando estes tiverem intercorridos em abertura de ocorrência de não conformidades.

- Não obstante aos cadastros de fornecedores e prestadores de serviços, o ICL solicita quando necessário, informações complementares para a correta identificação destes nas Ordens de Compra e contratos emitidos.

- A inclusão dos fornecedores e prestadores de serviços no cadastro não implica vínculo de aquisição, contratação ou consultas para o fornecimento e/ou serviços.

- A inscrição no Cadastro de Fornecedores será realizada mediante apresentação dos documentos listados abaixo, que deverão ser encaminhadas no e-mail do solicitante (suprimentos.cadastro&Qhcl.org.br).

 

DOCUMENTAÇÕES TÉCNICAS EXIGIDAS PARA CADASTRO DE TODOS OS FORNECEDORES

- A documentação para Cadastro no Sistema TASY, aplicável a todos os fornecedores, são:

1. Ficha de cadastro de fornecedor;
2. Cartão de inscrição do CNPJ;
3. Inscrição estadual (quando se aplica);
4. Inscrição municipal (quando se aplica);
5. Contrato ou Estatuto Social e alterações;
6. Alvará de localização e Funcionamento emitido pela Prefeitura;
7. Alvará de Vigilância Sanitária (quando se aplica);
8. CRTICRF- Certificado de Responsabilidade Técnica/Farmacêutica;
9. Comprovante de dados bancários (consiste em algum documento que contenha as informações da conta bancária, comprovando que possui uma conta aberta e o nome do titular corresponde ao nome do cadastro informado, seja CNPJ ou CPF);
10. Carta de exclusividade emitida pelo distribuidor, fabricante ou importador (quando se aplica);
11. Declaração do Simples, caso tenha informado ser optante.

 

CRITÉRIOS DE QUALIFICAÇÃO APLICÁVEIS A FORNECEDORES DE MATERIAIS, MEDICAMENTOS, OPME, INSUMOS LABORATORIAIS E DIETAS ENTERAIS E PARENTAIS

1. Certificado de boas práticas de fabricação emitido pela ANVISA (quando se aplica);
2. Autorização especial para comercialização de produtos sujeitos a controles especiais (quando se aplica);
3. Carta de exclusividade ou distribuição do fabricante (quando se aplica);
4. Autorização de funcionamento da ANVISA (correlato — quando se aplica);
5. Autorização de funcionamento da ANVISA (medicação — quando se aplica);
6. Autorização e/ ou Registro ANVISA (Produtos de saúde — quando se aplica);
7. Licença de funcionamento da Vigilância Sanitária (documento que é posterior ao alvará de localização de funcionamento — somente emitidos após regularização dos documentos municipais);
8. Certidão de Responsabilidade Técnica;) Comprovação de Controle de Qualidade ou Certificação (se houver).

 

CRITÉRIOS DE SELEÇÃO APLICÁVEIS A FORNECEDORES PRESTADORES DE SERVIÇOS:

1. Cercon (quando se aplica);
2. CRT- Certificado de Regularidade do Responsável Técnico (quando se aplica);
3. ART- Anotação de Responsabilidade Técnica (quando se aplica);
4. Projeto do serviço e cronograma de execução;
5. EPIs;
6. Uniforme e/ou identificação da Empresa Prestadora de Serviço (quando se aplica);
7. Toda a documentação técnica deverá seguir as exigências de acordo com as especificações dos órgãos reguladores de cada atividade.

 

AVALIAÇÃO QUALIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES - AQF (PRODUTOS)

- A avaliação de qualificação de fornecedores possibilita acompanhar o índice de desempenho destes. Serão avaliados somente os fornecedores considerados críticos, sendo eles:

1. Afetam a conformidade com os requisitos do produto/serviço: órteses, próteses, materiais especiais, medicamentos (psicotrópicos, oncológicos e imunossupressores) e nutrição parenteral;
2. Representam potenciais impactos ao meio ambiente: coleta, transporte e tratamento de lixo e resíduos hospitalares, coleta e análise da água, Gases;
3. Representa potenciais riscos à saúde e segurança ocupacional: recarga e tratamento de extintores, produtos de higiene/limpeza e lavanderia.

- A avaliação dos fornecedores será realizada pelo setor de recebimento de acordo com o contrato firmado e Ordem de Compra encaminhada ao fornecedor/prestador de serviços no momento do recebimento, avaliando a qualidade e logística dos itens, sendo que os eventuais problemas detectados posteriormente à entrega serão notificados aos contratados para providências que se façam necessárias.

- As não conformidades serão registrada sistemicamente e caso necessário através do SAC do fornecedor para tratativas pertinentes ou ainda e-mail informado pelo mesmo.

- Para a qualificação dos fornecedores será levado em consideração além da documentação exigida, critérios quantitativos, que será realizado dentro do portal GTPIan no menu SRM — Avaliação de fornecedores - no ato da inspeção da NF ou NFS, através de um Checklist, tendo como premissas as seguintes avaliações:

Critério Quantitativo

1. a) Considera divergência de Quantidade (NF x OC) — Peso 20%;
2. b) Considera divergência de Preço (NF x OC) — Peso 20%;
3. c) Considera divergência de Data de Entrega (NF x OC) — Peso 30%;
4. d) Considera Checklist de recebimento de acordo com a especificidade do item — Peso 30%.

- A AQF será aplicada a cada seis (06) meses corridos, sendo que após este prazo o departamento de compras realizará compilação das avaliações, enviando os dados através da plataforma GTPIlan para os devidos e-mails cadastrados. Os fornecedores e prestadores serão notificados conforme desempenho obtido:

1. <49,99 - Péssimo: O fornecedor que for classificado como péssimo terá a suspensão temporária pelo período de sessenta (60) dias nos processos de cotações do ICL. A restituição deste fornecedor ocorrerá mediante correção de todos os apontamentos e ainda com o consentimento da Coordenação de Suprimentos e Compras.
2. >50.00 a 69.99 - Regular: O fornecedor que for classificado como regular, deverá apresentar um plano de ação que contemple os apontamentos e poderá ser suspenso dos processos de cotação pelo período trinta (30) dias até a sua adequação.
3. >70.00 a 89.99 - Bom: O fornecedor que for classificado como bom, atende as qualificações exigidas pelo ICL, porém, requer melhorias.
4. >90.00- Excelente: O fornecedor que for classificado como excelente atende de forma eficaz aos requisitos de avaliação exigidos pela instituição.

- Em caso de reincidência de nota péssima ou regular no período de um ano, o fornecedor será penalizado pelo período de noventa (90) dias e, pela terceira vez consecutiva, no período de um ano e seis meses, será suspenso do processo de compras pelo período de até 2 (dois) anos, além das demais penalidades contratuais, quando houver.

- Quando houver necessidade de recusa no recebimento, o Checklist de recebimento não poderá ser preenchido, devendo o setor de recebimento reportar imediatamente o setor de compra, o qual realizará a notificação ao fornecedor pela plataforma GTPIan no menu B26 -Marketplace — ocorrência.

- Ao avaliado terá oportunidade ao direito do contraditório e ampla defesa.

 

DESENVOLVIMENTO DE FORNECEDORES

Com intuito de desenvolvimento e em caráter educativo e corretivo, quando houver fornecedores que apresentarem irregularidades nas entregas, o setor de compras entrará em contato com o fornecedor, seja via e-mail, telefone, SAC e/ou outros meios de comunicação online, afim de entender o motivo do fato ocorrido.

- Caso a ocorrência não gere ruptura ou risco a cadeia de suprimentos, o comprador poderá alinhar com o fornecedor nova data de entrega, porém, o fornecedor será penalizado na pontuação referente a conformidade na data de entrega.

- 0s fornecedores que detém materiais exclusivos de fornecimento, quando houver alguma ocorrência, deverão ser acompanhados pelo comprador responsável pelas 5 próximas entregas consecutivas, afim de garantir a parceria e acompanhar o desenvolvimento deste fornecedor, evitando riscos na cadeia de suprimentos.

 

Será considerado no Checklist de entrega os seguintes critério para avaliação de desempenho dos fornecedores:

Fornecedores de insumos de almoxarifado/restaurante:

1. Correspondência entre item e especificação;
2. Cumprimento dos prazos para pagamento acordados;
3. Integridade e condições de embalagem;
4. Produtos entregues dentro do prazo de validade mínima exigida;
5. Procedimentos de faturamento realizados corretamente;
6. Temperatura adequado do perecíveis;
7. Cordialidade do entregador.

Fornecedores de insumos de Nutrição NPT:

1. Correspondência entre item e especificação;
2. Coloração e aspecto visual;
3. Integridade e condições de embalagem;
4. Temperatura adequada das Dietas;
5. Cumprimento de normativas legais de produtos específicos;
6. Cumprimento dos prazos de pagamento acordados;
7. Procedimentos de faturamento realizados corretamente;
8. Cordialidade do entregador;
9. Relacionamento entre cliente-fornecedor;
10. Produtos entregue dentro do prazo de validade mínima exigida.

Fornecedores insumos da Farmácia/Laboratório/OPME:

1. Correspondência entre item e especificação;
2. Integridade e condições de embalagem;
3. Temperatura dos insumos termolábeis;
4. Cumprimento de normativas legais de produtos específicos;
5. Cumprimento dos prazos de pagamento acordados;
6. Cordialidade do entregador;
7. Procedimentos de faturamento realizados corretamente;
8. Relacionamento cliente-fornecedor,
9. Produtos entregues dentro do prazo de validade mínima exigida.

Fornecedores de Prestação de Serviço:

1. Cordialidade do entregador;
2. Cumprimento de normativas legais de produtos específicos;
3. Cumprimento dos prazos de pagamento acordados;
4. Procedimentos de faturamento realizados corretamente;
5. Relacionamento cliente-fornecedor;
6. Entregada Nota Fiscal em até 5 dias após a sua emissão.